4 Bước Xây Dựng Bộ Quy Trình Quản Lý Doanh Nghiệp Hiệu Quả

21/06/2021 385

Bất kỳ doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cũng đều hướng đến một mục tiêu chung, đó chính là đạt được sự thành công. Việc xây dựng được một bộ quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả sẽ là một trong những yếu tố then chốt nhất để đạt được điều đó. Vậy chúng ta cần phải nắm bắt những gì trước khi tiến hành xây dựng quy trình quản lý cho doanh nghiệp của mình? Cùng Omas khám phá vấn đề này ngay bây giờ nhé!

Quản lý doanh nghiệp là gì?

Quản lý là công tác thực hiện và phối hợp các hoạt động của nhiều cá nhân trong một tổ chức, nhằm mục đích đạt được những kết quả và mục tiêu chung đã đề ra. Theo đó, quản lý doanh nghiệp sẽ là việc hoạch định các cơ chế, quy định với nhiệm vụ điều hành và kiểm soát tất cả các hoạt động diễn ra bên trong một doanh nghiệp. Những quy định này được xây dựng với mục tiêu đảm bảo cho hệ thống vận hành duy trì được sự ổn định và phát triển trong tương lai.

Ngoài ra, quản lý doanh nghiệp còn là một hoạt động đảm bảo tính cân bằng giữa quyền lợi và nghĩa vụ của các bộ phận. Sử dụng một cách khoa học các tiềm năng và cơ hội để tiến hành các hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh... hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp trong từng khoảng thời gian nhất định. Chúng có thể là mục tiêu lợi nhuận, mục tiêu phát triển thương hiệu, hoặc là mục tiêu tăng trưởng, …

Và tất nhiên, tất cả các hoạt động quản lý doanh nghiệp đều phát sinh ra một khoản chi phí nhất định, được quy định trong Thông tư 133/2016/TT-BTC với tên gọi là chi phí quản lý doanh nghiệp 642.

Quản lý doanh nghiệp là công tác kiểm soát tất cả các hoạt động bên trong doanh nghiệp

Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?

Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp là một chuỗi các bước được thực hiện bởi các bộ phận liên quan với nhau, nhằm mục đích đạt được các mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Mỗi bước trong quy trình được giao phó cho một hoặc một nhóm tham gia thực hiện. Đây có thể coi như một nền tảng cơ bản cho một số công tác liên quan như quản lý sản xuất, kinh doanh, quản lý nhân sự, nghiên cứu và phát triển, ...

Một bộ quy trình cũng có thể được hiểu như một tập hợp các hoạt động và nhiệm vụ có liên quan đến nhau, mà khi tất cả những điều đó hoàn thành, doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu chung được đề ra từ ban đầu. Bộ phận quản lý doanh nghiệp thường sẽ là những người được giao trọng trách xây dựng lên bộ quy trình quản lý cho doanh nghiệp của mình.

Bộ quy trình quản lý là một tập hợp các hoạt động và nhiệm vụ có liên quan đến nhau

Tầm quan trọng của bộ quy trình quản lý doanh nghiệp

Sự cần thiết và tầm quan trọng của một bộ quy trình quản lý doanh nghiệp là khá rõ ràng, đặc biệt là tại các doanh nghiệp và công ty có quy mô lớn. Đây là một bộ quy trình có thể coi như “huyết mạch” của bất kỳ một tổ chức nào. Chúng có thể hợp lý hoá các hoạt động khác nhau trong cả một hệ thống và đảm bảo các nguồn lực được sử dụng một cách hợp lý và tối ưu.

Dưới đây là tổng hợp một số lợi ích và tầm quan trọng của bộ quy trình quản lý doanh nghiệp:

  • Giúp nhân viên xác định rõ các công việc cần làm và thứ tự thực hiện: Việc áp dụng một quy trình quản lý phù hợp sẽ giúp cho mọi hoạt động trong doanh nghiệp sẽ trở nên lưu loát hơn. Từ đó giúp mọi người có thể xác định được những việc mình cần làm là gì, diễn ra như thế nào và cần phải hoàn thành như thế nào thì sẽ đạt đúng yêu cầu.
  • Phân công lao động rõ ràng: Làm việc theo một bộ quy trình thống nhất sẽ giúp cho các cấp quản lý có thể dễ dàng phân việc cho các cấp thấp hơn. Đồng thời còn có thể giúp họ xác định các vai trò, trách nhiệm của từng nhân sự một cách dễ dàng.
  • Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Quy trình quản lý sẽ giúp nhân viên có thể chăm sóc khách hàng tận tâm và sát sao hơn. Khách hàng có thể thấy sự chuyên nghiệp của công ty, cảm thấy được chăm sóc tốt và rất có thể họ sẽ giới thiệu người thân sử dụng sản phẩm. Từ đó giúp gia tăng tỷ lệ tái mua hàng từ những khách hàng cũ.
  • Tăng lợi thế cạnh tranh: Việc xây dựng một quy trình quản lý hiệu quả sẽ giúp bộ máy làm việc diễn ra nhịp nhàng, vì thế sẽ tạo ra được lợi thế cạnh tranh đáng kể so với các đối thủ của mình. Thực tế, một quy trình được xây dựng dựa trên chính kinh nghiệm tích lũy của bản thân doanh nghiệp và cả từ chính những đối thủ của họ. 

Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp có vai trò vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào

Các bước xây dựng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp

1.  Thiết kế quy trình

Công tác thiết kế bộ quy trình quản lý doanh nghiệp cần được tuân thủ theo 5 yếu tố cốt lõi như sau:

  • Xác định nhu cầu và phạm vi của quy trình quản lý, cũng như mục đích cuối cùng mà nhà quản lý muốn hướng đến khi xây dựng nên bộ quy trình đấy.
  • Mô hình hoá các yếu tố quan trọng trong bộ quy trình thành các bản mô tả chi tiết. Những bản mô tả trên được dùng như một hệ khung mẫu tham chiếu để có thể điều chỉnh thực tế sao cho hiệu quả nhất.
  • Phân loại các đối tượng tham gia vào bộ quy trình, để cho bộ quy trình có thể được vận hành một cách chặt chẽ, yếu tố nguồn lực con người, cụ thể là các đối tượng tham gia trực tiếp tiến hành phải được phân chia nhiệm vụ một cách hợp lý và tối ưu.
  • Kiểm soát và kiểm tra quy trình, trong quá trình xây dựng, nhà quản lý cần phải xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra một cách liên tục, nhằm đánh giá và đưa những cải thiện phù hợp cho bộ quy trình quản lý doanh nghiệp của mình.
  • Hoàn thiện tài liệu, một bộ quy trình quản lý sẽ không thể hoàn tất nếu không có những tài liệu hướng dẫn. Qua đó, nhà quản lý cần phải tính toán công tác dự trù và cung cấp thêm những thông tin, biểu mẫu, hướng dẫn vào một văn bản quy chuẩn để hỗ trợ nhân viên tiếp thu bộ quy trình tốt hơn.

2.  Mô hình hoá quy trình

Ở giai đoạn đầu tiên, phần lớn nội dung sẽ mang đậm tính lý thuyết nhiều hơn. Và khi bước qua giai đoạn này, tất cả những lý thuyết đó sẽ được minh hoạ lại một lần nữa bởi hình ảnh, mô hình, biểu đồ, ... Tất cả các bước định tuyến với công việc và người tham gia vẫn sẽ được xác định một cách rành mạch và rõ ràng. Giai đoạn mô hình hoá quy trình sẽ mang những mục đích cụ thể như sau:

  • Xem xét lại bộ quy trình quản lý tiêu chuẩn và đánh giá lại một phần chất lượng của sản phẩm và dịch vụ đầu ra.
  • Thiết kế một bản tham chiếu cho việc tái thiết kế quy trình, từ đó có thể nhận ra đâu là vấn đề cần được lượt bỏ hoặc cập nhật thêm.
  • Có thể được xem như một tài liệu giúp mọi người hiểu được cách thức vận hành của cả quy trình, đặc biệt là những người mới.

 

Bộ quy trình quản lý là một tập hợp các hoạt động và nhiệm vụ có liên quan đến nhau

3.  Triển khai quy trình

Khi đã hoàn thành 2 giai đoạn đầu tiên, tiếp theo nhà quản lý sẽ bắt đầu triển khai quy trình của doanh nghiệp mình và áp dụng vận hành vào trong thực tế. Quá trình triển khai này có thể được thực hiện theo 2 cách:

  • Áp dụng triển khai quy trình trên giấy tờ
  • Sử dụng các phần mềm hay ứng dụng công nghệ 

Trong thời kỳ phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật và công nghệ phần mềm, việc áp dụng giấy tờ vào trong quy trình quản lý đã bắt đầu lỗi thời. Thay vào đó là sự xuất hiện ngày càng phổ biến của các phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản trị doanh nghiệp, bộ tài liệu quản lý doanh nghiệp 4.0, ... Đây chính là xu hướng mới cho việc triển khai bộ quy trình quản lý doanh nghiệp trong thời gian sắp tới.

4.  Đánh giá hiệu quả và điều chỉnh quy trình

Đây là giai đoạn nền tảng cho việc cập nhật và phát triển cho toàn bộ hoạt động của bộ quy trình quản lý doanh nghiệp. Bất cứ vấn đề nào xảy ra trong khi triển khai sẽ được đánh giá lại, sau đó sẽ được xem xét điều chỉnh và cải tiến nhằm phù hợp hơn với tình hình thực tế.

Diễn biến của một quy trình quản lý thường sẽ vận hành liên tục, vì thế công tác đánh giá và điều chỉnh cũng được đảm bảo diễn ra thường xuyên. Với mục đích hạn chế tối đa các lỗi có thể xảy ra và nâng cao hiệu quả sau cùng của doanh nghiệp.

Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp đang được quan tâm ngày càng nhiều trong thời gian gần đây.

Xem thêm: Những điều cần biết về bộ phận quản lý doanh nghiệp

Đơn giản hoá bộ quy trình quản lý doanh nghiệp với OMAS

Việc xây dựng nên một bộ quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả là rất quan trọng, nhưng bạn cũng cần phải trang bị thêm những nền tảng hỗ trợ công nghệ số, để vận hành quy trình đó được chính xác và nhanh chóng hơn. Và một trong top những phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện này phải kể đến Omas - nền tảng quản trị tổng thể cho doanh nghiệp.

Omas là phần mềm giúp đồng nhất các hoạt động vận hành bên trong doanh nghiệp một cách khoa học và tự động hoá. Hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hoá các công tác như nhân sự, sản xuất, kinh doanh, nghiên cứu và phát triển,...

Một số tính năng nổi bật của phần mềm Omas:

  • Workspace: quản lý tài sản, truyền thông nội bộ, quản lý chi tiết lịch biểu,…
  • HRM: tự động hóa quy trình tuyển dụng, thiết lập ca làm việc, chấm công, quản lý lương,...
  • CRM:  báo cáo hoạt động bán hàng, quản lý xuất nhập khẩu, nhà cung cấp,…
  • Task: quản lý chi tiết dự án, quản lý tiến độ công việc,…

Tính đến thời điểm hiện tại, Omas đã được tin dùng bởi hơn 3.000 doanh nghiệp trên khắp cả nước. Bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau như dịch vụ, bất động sản, giáo dục, sản xuất, xây dựng, chế biến, thương mại,…

 

Omas - Phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể từ công ty SoftOne

Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất OMAS - Hợp nhất quản lý và điều hành

Trên đây là tổng hợp những thông tin đầy hữu ích xoay quanh lĩnh vực xây dựng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả hiện nay. Hy vọng với bài viết này, mọi người sẽ có được một cái nhìn chính xác và rõ ràng hơn về vấn đề đang được quan tâm nhiều trong thời gian gần đây này.