Đâu Là Lộ Trình Hiệu Quả Cho Cách Giảm Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp?

09/07/2021 91

Đối với nhiều doanh nghiệp khi hoạt động, có rất nhiều loại chi phí phát sinh, tuy nhiên một trong những khoản chi phí lớn nhất là chi phí quản lý doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp cần lập ra một kế hoạch cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp cụ thể và nhất là truyền thông thông suốt đến tất cả thành viên trong doanh nghiệp, đặc biệt là cấp quản lý để đảm bảo sự tập trung và hạn chế những lo lắng, bất mãn trong tổ chức. Vậy đậy đâu là cách giảm chi phí quản lý doanh nghiệp mang lại hiệu quả cao mà không làm mất đi giá trị vốn có của chúng? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!

Chi phí quản lý là gì?

Chi phí quản lý trong doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào loại hình hoạt động của doanh nghiệp mà chi phí phát sinh khác nhau. Suy cho cùng, hiệu quả cuối cùng của một doanh nghiệp vẫn được đong đếm bằng doanh thu và lợi nhuận thu về. Để có thể tối ưu lợi nhuận thì mỗi doanh nghiệp phải tăng tối đa doanh thu và giảm tối đa chi phí. Đối với nhiều doanh nghiệp, chi phí quản lý chiếm tỷ trọng không hề nhỏ. Vì vậy việc xác định được định mức chi phí quản lý cho doanh nghiệp mình là một trong những chiếc chìa khóa quan trọng, nhà quản trị cần phải quản lý tốt chi phí này sao cho hợp lý nhất với doanh nghiệp của mình.

Một số giải pháp cắt giảm chi phí quản lý cho doanh nghiệp

1.Giảm chi phí cho người lao động

Chi phí cho người lao động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí quản lý doanh nghiệp, vì vậy việc cắt giảm chi phí này là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp không nhất thiết phải cắt giảm số lượng nhân viên mà vẫn có thể cắt giảm chi phí nhân sự bằng cách áp dụng nhiều giải pháp khác.

Cắt giảm chi phí lao động là điều cần thiết trong quản lý chi phí doanh nghiệp

Cắt giảm chi phí lao động là điều cần thiết trong quản lý chi phí doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên sắp xếp nhân sự, phân công công việc hợp lý nhằm tránh việc phải yêu cầu nhân viên làm thêm giờ để tránh phải trả lương gấp đôi bình thường cho mỗi giờ làm thêm. Ngoài ra, doanh nghiệp cần cố gắng giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân sự trong công ty, do khi một nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp sẽ phải mất thêm chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, mất thêm thời gian để nhân sự mới làm quen với công việc và môi trường công ty. Vì vậy, việc thiết lập một chế độ đãi ngộ hợp lý là điều cần thiết với mọi doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong dài hạn.

2. Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất

Tìm nhà cung cấp tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí

Tìm nhà cung cấp tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí

Lựa chọn một nhà cung cấp tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí. Doanh nghiệp cần chắc chắn rằng mình nhận được những dịch vụ tốt nhất cho những hàng hóa, vật tư cần thiết. Vì vậy, doanh nghiệp nên bỏ thời gian tìm kiếm để lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất cho mình.

Một nhà cung cấp tốt sẽ là nhà cung cấp đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp với chi phí tối ưu nhất. Chẳng hạn, với cùng một sản phẩm, chất lượng như nhau, nếu doanh nghiệp tìm được nhà cung cấp với giá rẻ hơn thì chi phí doanh nghiệp tiết kiệm trong một thời gian dài sẽ là rất lớn. Hình thức tiết kiệm này sẽ được áp dụng hiệu quả hơn đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, tuy nhiên bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể tiết kiệm chi phí bằng cách chuyển sang nhà cung cấp tốt hơn.

3. Hoạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Cấu trúc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thông qua tài khoản 642

Cấu trúc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thông qua tài khoản 642

Trong kế toán, cách hoạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được thông qua tài khoản 642. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

  • Chi phí nhân viên quản lý: là toàn bộ các chi phí phải trả cho nhân sự quản lý doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội… được hạch toán thông qua tài khoản 6421.
  • Chi phí vật liệu quản lý: là các khoản chi cho vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp: văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ… được hạch toán thông qua tài khoản 6422.
  • Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí chi cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng, được hạch toán thông qua tài khoản 6423.
  • Chi phí khấu hao tài sản cố định: là khoản khấu hao các tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc, máy móc thiết bị quản lý, vật kiến trúc… được hạch toán thông qua tài khoản 6424.
  • Thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí, lệ phí khác… được hạch toán thông qua tài khoản 6425.
  • Chi phí dự phòng: dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, được hạch toán thông qua tài khoản 6426.
  • Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản chi dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp: tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ… được hạch toán thông qua tài khoản 6427.
  • Chi phí bằng tiền khác: các chi phí khác như chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe… được hạch toán thông qua tài khoản 6428.

Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp khi ứng dụng phần mềm Omas

Omas là sản phẩm phát triển của công nghệ thuộc công ty SoftOne, Omas không chỉ mang lại nhiều lợi ích trong đời sống mà cho cả kinh doanh. Tiện ích lớn nhất là tiết kiệm thời gian và tiền bạc để doanh nghiệp tập trung vào công tác đầu tư và phát triển những mảng khác. Ví dụ như trong cách quản lý khách hàng doanh nghiệp, phần mềm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp bằng những tính năng nổi bật như: Báo cáo chi tiết công nợ khách mua hàng, cập nhật chi tiết về tên khách hàng, đơn hàng và giá trị công nợ, hiển thị đầy đủ thông tin số tiền khách hàng đã tạm ứng, số tiền đã trả và số tiền còn lại và dễ dàng tìm kiếm nhanh theo tên khách hàng.

 Omas - sản phẩm của công ty Giải pháp phần mềm công nghệ SoftOne

 Omas - sản phẩm của công ty Giải pháp phần mềm công nghệ SoftOne

Ngoài ra, Omas còn hỗ trợ tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả với một số tính năng nổi bật như:

  •  Giảm thiểu ngân sách tìm kiếm khách hàng mới

Nhờ việc ứng dụng phần mềm công nghệ, mọi quy trình bán hàng diễn ra nhanh hơn, nhân sự có nhiều thời gian hơn để giải đáp thắc mắc cho khách hàng, mức độ hài lòng từ đó cũng tăng lên. Những khách hàng hài lòng sẽ tiếp tục giới thiệu đến những cá nhân tiềm năng khác, dẫn đến sự tăng trưởng theo cấp số nhân trong các hoạt động mua mới. 

Tạo lập phiếu thu, phiếu chi

Cho phép người dùng tạo mới phiếu thu, chi theo yêu cầu nhà quản trị. Tùy theo đối tượng hoặc hạng mục liên quan đến thu hoặc chi, Omas cho phép lựa chọn hình thức thanh toán và số tiền thu chi mà người dùng muốn, có thể chọn cả nguồn và loại thu, chi cụ thể. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép trao đổi với tài khoản trung gian theo định nghĩa của mỗi doanh nghiệp và cho phép chỉnh hoặc hóa danh mục tài khoản khi có sự thay đổi.

  • Thiết lập nhóm tài sản

Giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo, quản lý tài sản, danh mục, mã tài sản theo quy định. Quản lý nhập mua tài sản mới, thông số kỹ thuật, chi phí, thời gian bảo hành... Đồng thời, cập nhật đầy đủ thông tin về tên tài sản, nhóm tài sản. Cho phép chỉnh sửa, xóa thông tin liên quan đến nhóm tài sản đã được thay thế hoặc đã thanh lý của doanh nghiệp đã nhập vô hệ thống.

Nguồn quỹ

Cho phép lưu những tài khoản thu chi của công ty, được phép xóa hoặc chỉnh sửa khi có sự thay đổi, cho phép tìm kiếm nhanh tài khoản cần thiết…

Tính năng quản lý thu - chi trong phân hệ CRM của Omas

Tính năng quản lý thu - chi trong phân hệ CRM của Omas

Omas với công nghệ tự động hóa toàn bộ quy trình kinh doanh, những việc thủ công trước đây như nhập dữ liệu, lên lịch làm, tính lương cho nhân viên… đều được số hóa lên phần mềm. Giải pháp tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp đơn giản nhất chính là công nghệ hóa quy trình quản lý và làm việc. Phần mềm quản trị doanh nghiệp Omas sẽ giúp bạn quản lý doanh nghiệp của mình một cách đơn giản hơn, từ đó mang đến sự phát triển vượt bậc trong việc kinh doanh như gia tăng năng suất làm việc, giảm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.