Đưa Phần Mềm Vào Cách Quản Lý Khách Hàng Doanh Nghiệp

09/07/2021 180

Một cái cây muốn phát triển tốt thì không thể nào thiếu đi được các dưỡng chất nuôi dưỡng nó. Tương tự như vậy, khách hàng chính là yếu tố quyết định sự sống - còn, sự tồn tại và sự phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp. Việc phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có thu hút được khách hàng hay không, có đáp ứng được nhu cầu, lợi ích của khách hàng và duy trì được lòng trung thành của khách hàng hay không. Có nắm bắt được hành vi và giá trị của khách hàng hay không, đó là tùy thuộc vào sự quản lý của từng doanh nghiệp. Khách hàng là điểm mấu chốt để phát triển doanh nghiệp, vì thế, các nhà quản trị luôn không ngừng tìm kiếm và đổi mới cách quản lý khách hàng doanh nghiệp sao cho phù hợp, đảm bảo sự chặt chẽ trong việc quản lý, duy trì và phát triển các mối quan hệ với khách hàng. 

Tầm quan trọng của khách hàng

Vai trò của khách hàng đối với doanh nghiệp

Vai trò của khách hàng đối với doanh nghiệp

Quản lý khách hàng là việc quan trọng, được ưu tiên lên hàng đầu, đặc biệt là trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Câu nói “khách hàng là thượng đế” bắt nguồn từ việc doanh nghiệp có thể đáp ứng và giải quyết được nhu cầu và lợi ích của khách hàng lên hàng đầu. 

Khách hàng là những người trực tiếp sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Sự phản hồi của khách hàng có thể giúp doanh nghiệp tìm ra lỗ hổng trong kinh doanh, để doanh nghiệp dựa vào đó làm tiền đề cho việc cải tiến và phát triển sản phẩm.

Số lượng khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp chính là sự phản hồi tốt nhất về sản phẩm hay chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Khách hàng là người tạo ra nguồn lợi nhuận quan trọng nhất cho doanh nghiệp.

Ngoài việc khách hàng là người tiêu dùng thì khách hàng còn đóng vai trò là một nhân tố bán hàng tiềm năng. Thông qua việc khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp trải nghiệm và đánh giá tốt sản phẩm, khách hàng lúc này đóng vai trò tạo hiệu ứng truyền thông, giúp doanh nghiệp khai thác khách hàng tiềm năng mới.  

Sự ủng hộ và lòng trung thành của khách hàng là thước đo giá trị sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, đồng thời phản ánh quy trình chăm sóc khách hàng tốt của doanh nghiệp.

Khó khăn trong công tác quản lý khách hàng của doanh nghiệp

Làm sao có thể duy trì và phát triển lòng trung thành của khách hàng và khai thác thêm khách hàng tiềm năng là câu hỏi các doanh nghiệp luôn không ngừng tìm kiếm. Đã có không ít doanh nghiệp trở nên suy thoái bởi làm “mất lòng tin” khách hàng. Một số khó khăn trong việc quản lý khách hàng phải kể đến như:

  • Dữ liệu của khách hàng quá nhiều, dễ bị phân tán, các công cụ truyền thống không đủ để đáp ứng được tất cả các nhu cầu trong việc quản lý khách hàng của doanh nghiệp
  • Dữ liệu khách hàng dễ bị đánh cắp hoặc bị thất lạc thông tin khách hàng
  • Khi bất cứ một nhân viên kinh doanh nào nghỉ việc thì khả năng thất thoát, thiếu sót trong quản lý khách hàng rất cao
  • Dễ dàng bỏ qua những thông tin quan trọng liên quan đến khách hàng
  • Theo dõi và đánh giá nhân viên quản lý khách hàng gặp nhiều khó khăn
  • Khó khăn trong việc nhận biết khách hàng tiềm năng
  • ...

Khó khăn trong công tác quản lý khách hàng

Khó khăn trong công tác quản lý khách hàng

Những khó khăn trên cho thấy việc quản lý khách hàng bằng các công cụ truyền thống như Excel, Bảng tính, Google Sheets... không còn đủ để đáp ứng số lượng lớn thông tin liên quan đến khách hàng của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp vẫn luôn tìm kiếm phần mềm có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt khách hàng trong thời điểm phát triển của công nghệ 4.0. 

Omas - Giải pháp toàn năng cho quản lý khách hàng doanh nghiệp

Omas - Hệ thống quản lý khách hàng hiệu quả

Omas - Hệ thống quản lý khách hàng hiệu quả

Với 7 tính năng thuộc phân hệ CRM, phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp Omas không những giúp doanh nghiệp có thể quản lý kho sản phẩm, hoạt động mua - bán hàng, quản lý thu chi, quản lý nhập - xuất sản phẩm, mà Omas còn giúp cho doanh nghiệp đồng bộ quy trình chăm sóc khách hàng, tạo lập hệ thống quản lý nhà cung cấp, đặc biệt là xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hóa. 

Một số đặc điểm nổi bật liên quan đến khách hàng có thể kể đến như sau:

Tính năng mua hàng

Ngoài quản lý chi tiết hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, ở tính năng này, Omas còn giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết nhà cung cấp. Cho phép tạo mới, chỉnh sửa hoặc xóa thông tin liên quan đến nhà cung cấp, cập nhật đầy đủ những thông tin liên quan đến nhà cung cấp, địa chỉ, email… Cho phép tạo lịch hẹn với nhà cung cấp và lọc thông tin nhà cung cấp theo ngành nghề một cách nhanh chóng.

Tính năng thu chi

Bên cạnh việc quản lý chi tiết hiệu quả hoạt động thu chi tại doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể thêm mới khách hàng trở thành đối tượng ở mục đối tượng, tạo dễ dàng từ danh mục khách hàng.

Tính năng bán hàng

Hoạt động bán hàng là hoạt động khá phổ biến tại doanh nghiệp. Omas ngoài việc trở thành công cụ để doanh nghiệp quản lý chi tiết hoạt động bán hàng, thì Omas còn giúp doanh nghiệp tùy chọn khách hàng liên quan đến hợp đồng bán, hiển thị đầy đủ thông tin liên quan đến người đã liên hệ với khách hàng để tạo báo giá bán. Có thể tùy chọn khách hàng theo hợp đồng hoặc theo đơn hàng để tạo phiếu đề nghị tạm ứng.

Bên cạnh đó, ở tính năng này, Omas có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống báo cáo công nợ khách hàng, có thể dễ dàng tìm kiếm nhanh theo tên khách hàng, cập nhật về tên khách hàng, đơn hàng và giá trị công nợ...

Thêm nữa một điều không thể thiếu chính là chính sách giá và quà tặng, Omas có thể cho phép doanh nghiệp tạo mới, chỉnh sửa thông tin liên quan đến chính sách quà tặng. Tùy chọn thời gian bắt đầu và kết thúc cho từng chính sách. Cho phép giới hạn đối tượng áp dụng và chính sách áp dụng, đồng thời cho phép thêm nhiều chính sách giá và quà tặng cho một khách hàng hoặc nhóm khách hàng cụ thể.

Tính năng Quản lý khách hàng và Chăm sóc khách hàng

Omas giúp hệ thống CSKH trở nên chuyên nghiệp hơn

Khách hàng là mục tiêu hàng đầu mà mọi doanh nghiệp hướng đến, với Omas việc quản lý và chăm sóc khách hàng (CSKH) sẽ trở nên đồng bộ và chuyên nghiệp hơn. Hoạt động của Omas diễn ra tại tính năng này như sau:

- Hệ thống cho phép cấu hình trạng thái của khách hàng bao gồm: chưa xử lý, đã gửi demo, đã ký hợp đồng…, tạo mới và cập nhật thông tin về khách hàng mới. ​Cho phép tạo lịch hẹn với khách hàng, cập nhật thông tin công ty, thông tin liên hệ và có thể tùy chọn những thông tin liên quan đến người phụ trách khách hàng, phân loại nhóm khách hàng và nguồn khách hàng có được.

- Doanh nghiệp có thể dễ dàng cập nhật thông tin về tình hình CSKH theo ngày.

- Tiếp theo, tính năng này còn giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được báo cáo khách hàng theo từng nhân viên như: Cập nhật thông tin về báo cáo CSKH, cho phép tạo lập tên nhân viên, phân chia chi nhánh phòng ban và lịch sử CSKH...

- Ngoài ra, Omas còn hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập hệ thống báo cáo lịch sử CSKH, cập nhật đầy đủ về báo cáo CSKH trong năm. Cập nhật thông tin về báo cáo CSKH theo ngày và theo năm, hiển thị đầy đủ trạng thái về  khách hàng bao gồm: chưa xử lý, đã gửi demo, đã ký hợp đồng…

Với Omas, việc chăm sóc khách hàng sẽ trở nên khoa học và diễn ra xuyên suốt. Chăm sóc khách hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ có thể bán được đơn hàng tiếp theo mà còn được khách hàng giới thiệu khách hàng mới hiệu quả.

Tính năng quản lý nhà cung cấp

Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý khách hàng

Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý khách hàng

Nhà cung cấp giữ vai trò quan trọng trong hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp. Việc quản lý chi tiết thông tin liên quan đến nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện tốt hoạt động mua hàng. Cụ thể, tính năng này có những ưu điểm có thể kể đến như  sau:

- Cho phép tạo mới, chỉnh sửa và cập nhật thông tin liên quan đến nhà cung cấp, cập nhật tài khoản ngân hàng mà nhà cung cấp đang sử dụng. Tùy chọn những lĩnh vực nhà cung cấp, địa chỉ email và số điện thoại.

- Cho phép tải và import dữ liệu về nhà cung cấp, được chọn tên và cập nhật thông tin và dễ dàng chỉnh sửa thêm mới thông tin về nhà cung cấp. Có công cụ tạo lịch hẹn với nhà cung cấp, có thể lọc và tìm kiếm dữ liệu nhà cung cấp theo ngành nghề. Tùy chọn ngành nghề và nội dung mô tả về nhà cung cấp.

- Hệ thống báo cáo công nợ nhà cung cấp bao gồm: hiển thị tất cả những thông tin liên quan đến công nợ nhà cung cấp, cập nhật chi tiết về loại đơn hàng và nhà cung cấp đã tạm ứng. Hiển thị thông tin liên quan đến số tiền đã tạm ứng, số tiền của nhà cung cấp và số tiền còn lại. Đồng thời, cho phép lọc dữ liệu nhanh chóng theo nhà cung cấp được chọn.

Omas - Giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả 

Omas - Giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả 

Khách hàng là người mang đến doanh thu cho công ty bằng cách mua các sản phẩm, dịch vụ. Thông qua nhóm 26 tính năng hỗ trợ quản lý tổng thể doanh nghiệp nói chung và phân hệ tính năng CRM của Omas nói riêng, Omas - sản phẩm của công ty Giải pháp phần mềm SoftOne chính là cách thức quản lý doanh nghiệp hiệu quả, có thể trở thành công cụ đắc lực, giúp quá trình chăm sóc khách hàng tiềm năng kỹ lưỡng hơn. Từ đó tăng tỷ lệ mua hàng thành công và tăng số lượng khách hàng trung thành mới. Ngoài ra, với sự nổi bật của một số tính năng như chấm công định vị GPS, tính lương, tính năng tài sản…, doanh nghiệp dễ dàng xác định được chi phí quản lý doanh nghiệp, hỗ trợ việc đưa ra cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp dễ dàng, quản lý tổng thể doanh nghiệp hiệu quả hơn so với cách quản lý doanh nghiệp và khách hàng truyền thống.