Quản Lý Doanh Nghiệp Bằng Excel: Liệu Đã Lỗi Thời?

01/07/2021 135

Có thể nói, Excel đã trở thành cái tên quen thuộc mà bất cứ nhà quản trị nào cũng lựa chọn khi mới bắt đầu vào việc quản lý doanh nghiệp. Nhưng cách quản lý doanh nghiệp bằng excel liệu có còn hiệu quả trong thời đại công nghệ số hiện nay? Hãy cùng Omas tìm hiểu về vấn đề này nhé!

Phần mềm quản lý Excel là “gương mặt” khá quen thuộc với các doanh nghiệp

Ưu điểm vốn có của Excel

Excel là một bảng ghi chú giúp lưu trữ thông tin nhanh chóng và dễ dàng. Quản lý doanh nghiệp bằng excel là phương pháp quản lý lâu đời, hiện vẫn được các chủ doanh nghiệp và cửa hàng buôn bán sử dụng khá nhiều.

Trong nghiệp vụ quản lý, Excel giúp đơn giản hóa trong việc quản lý và lưu trữ các thông tin như tên hàng hóa, số lượng nhập, số lượng xuất, hàng tồn kho... Ngoài ra, đây là một nền tảng quản lý hoàn toàn miễn phí, tạo điều kiện dễ dàng sử dụng cho mọi đối tượng. Có thể thấy, excel là giải pháp nhanh gọn cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ lẻ, quy trình quản lý đơn giản.

Nhược điểm “tiềm ẩn” của Excel

Mối lo quản lý và bảo mật dữ liệu

Khi quản lý doanh nghiệp bằng excel, mỗi nhân viên sẽ phải trực tiếp quản lý một nhóm công việc bằng các file excel khác nhau. Điều này làm cho dữ liệu dễ bị phân tán, khó đảm bảo tính thống nhất. Khi cần thống kê và tổng hợp sẽ mất rất nhiều thời gian để hợp nhất dữ liệu cũng như rà soát sai sót. Việc này sẽ gây khó khăn cho quản lý, đặc biệt trong việc đánh giá bao quát chất lượng công việc của từng nhân viên cũng như của cả đội nhóm. Việc hoạch định chiến lược quản lý và phát triển tổ chức cũng sẽ bị chậm trễ. 

Ngoài ra, cũng vì tính chất miễn phí, không phân quyền truy cập mà excel đã trở thành “nơi nguy hiểm nhất” để lưu trữ dữ liệu. Mọi thao tác gây lỗi hoặc mất file đều sẽ dẫn đến thất thoát dữ liệu gốc và mang lại rủi ro lớn cho doanh nghiệp. Các nhà quản lý có thể khắc phục điều này bằng cách tạo mật khẩu cho từng trang tính. Nhưng khi số lượng trang tính trở nên quá lớn thì điều này sẽ mất thời gian và có thể gây nhầm lẫn với người dùng.

Dung lượng, chức năng bị giới hạn

Không có gì là mãi mãi và dung lượng của excel cũng không phải là vô hạn. Và khi bảng excel của doanh nghiệp mang dung lượng càng lớn thì tốc độ xử lý của excel cũng chậm theo. Việc cập nhật thường xuyên thông tin về khách hàng, về đơn hàng cũng tốn nhiều thời gian, do excel không có tính năng cập nhật dữ liệu tự động. Ngoài ra, phần mềm này thường chỉ hữu ích cho việc ghi chép, còn việc phân tích và báo cáo thì người dùng phải tốn nhiều công sức, thời gian hơn rất nhiều. Đây là điều bất cập hầu như chưa được giải quyết khi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp bằng excel.

Sự phức tạp của các hàm

Ban đầu nếu chỉ ghi chép số liệu cơ bản thì việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng excel khá khá đơn giản kể cả với người mới làm quen. Tuy nhiên để sử dụng các hàm tính toán đối với các ngành hàng đặc thù như quản lý các doanh nghiệp chế xuất thì yêu cầu người dùng phải có một kiến thức nhất định đối với công cụ excel, vì các hàm này nhìn chung rất rắc rối và yêu cầu chuyên môn. Đây cũng là vấn đề khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ quản lý thông thạo về mảng này, kể cả đối với quản lý doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hay các doanh nghiệp lớn.

Giải pháp quản lý doanh nghiệp hiện đại - Omas

Omas - phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp đa năng

Có thể thấy rằng khi nghiệp vụ quản lý ngày càng phức tạp, số lượng mặt hàng nhiều, cũng như lượng khách hàng lớn, việc quản lý bằng Excel không thể đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Đã đến lúc các nhà quản trị cần nghiêm túc cân nhắc một giải pháp quản lý hiệu quả hơn cho doanh nghiệp mình. Hiểu được điều đó, công ty SoftOne đã không ngừng sáng tạo, dần dần hoàn thiện và cho ra đời một giải pháp công nghệ toàn diện nhất. Nền tảng này sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, nâng cao năng suất lao động của nhân viên. Đó chính là phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể Omas.

Xây dựng và đồng bộ quy trình quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng sát với thực tế

Khách hàng là mục tiêu hàng đầu mà mọi doanh nghiệp hướng đến, với Omas việc quản lý và chăm sóc khách hàng sẽ trở nên đồng bộ và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết nhờ các chức năng như:

  • Cập nhật thông tin về tình hình CSKH theo ngày.
  • Tùy chọn trạng thái khách hàng theo ngày: chưa xử lý, đã gửi demo, đã ký hợp đồng…
  • Tạo mới và cập nhật thông tin về khách hàng mới.
  • Tạo lịch hẹn với khách hàng, cập nhật thông tin công ty và thông tin liên hệ.

Quản lý chi tiết hoạt động mua bán hàng hóa

 Quản lý chặt chẽ đầu vào và đầu ra của hàng hóa

Hiểu được việc mua bán hàng hóa là hoạt động phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay, Omas đã chú trọng tích hợp module này vào phần mềm nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý với các chức năng như:

  • Cập nhật đầy đủ những thông tin liên quan đến nhà cung cấp, địa chỉ, email…
  • Lọc thông tin nhà cung cấp theo ngành nghề một cách nhanh chóng.
  • Cập nhật trạng thái hợp đồng có trong hệ thống bao gồm: tạo mới, gửi duyệt, đã duyệt.
  • Báo cáo chi tiết công nợ, thông tin, đơn hàng ứng với từng khách mua hàng.

Quản lý nhân sự dễ dàng

Nhận báo cáo về tình hình nhân sự chính xác

Nếu xem doanh nghiệp là một cơ thể thì nhân sự được xem là cánh tay phải đắc lực của cơ thể ấy. Vì vậy việc quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, phát huy tối đa năng lực thực sự của nhân viên. Các chức năng của Omas sẽ hỗ trợ công việc này bao gồm:

  • Tạo lập và tìm kiếm thông tin nhân viên một cách nhanh chóng. 
  • Quản lý nhân sự, phân loại các phòng ban theo sắp xếp của doanh nghiệp. 
  • Thêm mới, lưu trữ, quản lý toàn bộ thông tin các hợp đồng tiếp theo của nhân viên trong suốt quá trình làm việc.
  • Hệ thống chấm công hiện đại, tự động thông qua điện thoại thông minh.

Quản lý tiến độ hoàn thành công việc, dự án

Theo dõi tiến độ công việc sát sao

Công cụ này sẽ giúp nhà quản trị có thể nắm được tiến độ hoàn thành của công việc hay dự án. Với Omas mức độ hoàn thành công việc và các công việc con trên hệ thống sẽ quyết định đến tiến độ hoàn thành của công việc đó, được thể hiện qua các tính năng như:

  • Quản lý chi tiết tên công việc và giai đoạn thực hiện công việc nếu có.
  • Phân quyền công việc theo yêu cầu nhà quản trị nhân sự.
  • Tự động cập nhật tiến độ hoàn thành công việc dựa trên số liệu.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể Omas chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, hạn chế tối đa các công việc trùng lặp và đặc biệt là giảm thiểu các thao tác nhập liệu thủ công so với việc quản lý doanh nghiệp bằng excel. Mong rằng thông qua bài viết này, các nhà quản trị đã nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng công nghệ thông tin và sớm có những “bước chuyển mình” trong công tác quản lý doanh nghiệp. Đừng ngại liên hệ với Omas ngay qua số hotline (028) 66 849 119 để được tư vấn miễn phí.