Bật Mí Công Cụ Xây Dựng Quy Trình Quản Lý Doanh Nghiệp Mà Mọi CEO Đều Nên Biết

01/07/2021 149

Một doanh nghiệp muốn phát triển tốt và vận hành trơn tru phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, có thể kể đến như là chiến lược kinh doanh tốt, người quản lý doanh nghiệp là ai và làm việc như thế nào, có năng lực quản lý ra sao… nhưng yếu tố đặc biệt quan trọng đó chính là xây dựng được quy trình quản lý doanh nghiệp phù hợp và cập nhật xu thế thời đại. Vậy thì câu hỏi đặt ra là làm thế nào để có thể xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả, công cụ nào hỗ trợ các nhà quản lý doanh nghiệp làm điều đó hay không? Tất cả sẽ được chia sẻ và giải đáp với quý doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.

Cùng tìm hiểu về quy trình quản lý doanh nghiệp và tầm quan trọng của nó

Quy trình quản lý doanh nghiệp là gì và lợi ích mà nó mang lại?

Quy trình quản lý doanh nghiệp là điều cơ bản mà mọi doanh nghiệp cần phải có, nhưng thực chất nó là gì? Quy trình quản lý doanh nghiệp nhỏ hay lớn đều có thể được hiểu khái quát là các quy tắc, thứ tự và công việc theo mẫu mà doanh nghiệp ban hành nhằm thống nhất cách thức làm việc trong toàn doanh nghiệp, giúp các khâu, giai đoạn trong suốt quá trình thực thi các công việc được diễn ra nhịp nhàng, trơn tru, hạn chế xảy ra những sai sót và không bị gián đoạn. Quy trình quản lý chi phối hoạt động, quản trị doanh nghiệp và quản lý chiến lược. Các quy trình này đặt ra các mục tiêu và tiêu chuẩn dẫn đến hoạt động hiệu quả và đáp ứng được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Bên cạnh việc lập kế hoạch, các quy trình này cũng liên quan đến việc giám sát và kiểm soát các quy trình kinh doanh khác. 

Việc xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp sẽ giúp mọi hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp được thực hiện một cách minh bạch, rõ ràng và chính xác. Quy trình được áp dụng trên phạm vi toàn bộ doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tổng thể doanh nghiệp, cải tiến quy trình hiện tại giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. 

Nhờ có quy trình quản lý doanh nghiệp thì các doanh nghiệp SME sẽ hình thành được quy chuẩn hoạt động, tiết kiệm thời gian trong việc hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc đến mức thấp nhất, nhân viên chỉ cần bám sát quy trình thực hiện công việc và tuân thủ theo quy trình đã đề ra, nắm bắt công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Đặc biệt, quy trình quản lý doanh nghiệp chính còn giúp các nhà lãnh đạo bố trí, sắp xếp nhân sự một cách hợp lý và hiệu quả, giảm thiểu tối đa được chi phí quản lý, đây là điều quan trọng giúp các doanh nghiệp này tiết kiệm được chi phí điều hành, điều này cũng rất đúng đối với các doanh nghiệp lớn.

Yếu tố cơ bản trong xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp

Các yếu tố cơ bản để hình thành quy trình quản lý doanh nghiệp

Để có thể hình thành nên một quy trình quản lý doanh nghiệp hoàn chỉnh và đúng chuẩn, các nhà quản lý cần nắm được các yếu tố cơ bản mà có vai trò vô cùng quan trọng trong xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp:

  • Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và văn hoá: là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp
  • Hệ thống chiến lược, mục tiêu: giúp các doanh nghiệp định hướng được con đường mình phải đi, xác định được mục tiêu mình phải đạt được để tập trung đúng vào nó
  • Sơ đồ tổ chức, bảng mô tả công việc và KPIs: hệ thống giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy nhân sự, phân công các công việc phù hợp và giao chỉ tiêu, đánh giá thành tích và khuyến khích, khen thưởng cho nhân viên của mình
  • Hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn: các doanh nghiệp hiện nay hầu hết đều có nhưng chưa đầy đủ hoặc không cập nhật thường xuyên. Việc xây dựng một cách khoa học, chi tiết hệ thống này giúp cho việc vận hành doanh nghiệp trở nên trơn tru và rõ ràng, từ đó việc quản lý doanh nghiệp cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều
  • Hệ thống phần mềm: ngày càng có nhiều doanh nghiệp biết sử dụng và tích hợp phần mềm vào quản lý, quy trình quản lý doanh nghiệp được thực tế hoá trên phần mềm giúp cho các bộ phận hoạt động chính xác và được quản lý tốt nhất. 

Công cụ giúp xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Ở thời đại 4.0 hiện nay, việc cập nhật và ứng dụng hệ thống phần mềm vào quy trình quản lý doanh nghiệp là điều rất cần thiết và trở nên phổ biến, các phần mềm này có thể áp dụng vào nhiều mô hình doanh nghiệp như mô hình quản lý doanh nghiệp xây dựng, nhà hàng, viễn thông… Đây là một phương pháp không thể bỏ qua để tối ưu hóa quá trình này.

Các bạn chắc hẳn đã có nghe qua thuật ngữ ERP (Enterprise Resource Planning), loại phần mềm quản lý doanh nghiệp có tích hợp tất cả chức năng của một tổ chức, giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Thay vì tách ra khiến cho các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều phần mềm phức tạp của từng chức năng như kế toán, nhân sự, tồn kho..., thì bây giờ các doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một phần mềm duy nhất giúp quản lý hầu như mọi hoạt động quan trọng trong công ty. Từ đó tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất, xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…

Omas - Phần mềm ưu việt giúp xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Khi nói đến ERP, thì có một công cụ nổi bật đến từ công ty SoftOne là Omas, một phần mềm vô cùng hữu ích giúp đơn giản hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, đây là một gợi ý đáng cân nhắc cho các doanh nghiệp trong quá trình xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp của mình. Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp OMAS sở hữu rất nhiều tính năng vượt trội đáp ứng mọi hoạt động quản lý của một doanh nghiệp như:

  • Quản lý nhân sự: Quản lý chi tiết hồ sơ, thông tin nhân sự, hợp đồng lao động
  • Quản lý sơ đồ tổ chức: Xây dựng và quản lý sơ đồ tổ chức doanh nghiệp theo nhiều mô hình quản trị
  • Quản lý đơn từ: Quản lý các loại đơn từ nghỉ phép, công tác, bổ sung công, phiếu thanh toán, tạm ứng…
  • Tài sản: Quản lý thông tin tài sản, xuất nhập tồn, bảo trì sửa chữa tài sản
  • Quản lý bảo hiểm: Quản lý chi tiết thông tin bảo hiểm của từng cá nhân
  • Tuyển dụng: Xây dựng, thiết lập quy trình tuyển dụng tự động hóa
  • Tiền lương: Tổng hợp lương của từng nhân viên chi tiết, quản lý bảng lương theo tháng, theo giờ, quản lý khen thưởng, phụ cấp cố định, truy thu…
  • Quản lý tiến độ: Quản lý chi tiết công việc, cho phép phân quyền cho nhân viên theo từng công việc cụ thể...
  • Đánh giá: Set up tiêu chí đánh giá, KPI, theo dõi các chỉ tiêu, kết quả đánh giá của từng nhân viên

Điểm khác biệt và lợi ích Omas mang đến cho doanh nghiệp 

Đối với tổ chức

Đây là nền tảng chuyển đổi số trong thời đại 4.0 “All-in-one” cực kỳ hiện đại giúp nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp, giảm thiểu tối đa hồ sơ giấy tờ, chi phí nhân sự, in ấn. Đội ngũ tương tác và làm việc nhóm tốt hơn, tạo ra văn hóa công ty hiện đại. Vận hành và quản lý doanh nghiệp bài bản, khoa học, chuyên nghiệp. Tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác thông qua api. Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp - Omas với đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 24/7, nhiệt tình và nhanh chóng giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian triển khai các hoạt động trong doanh nghiệp chỉ khoảng 1 tuần làm việc. 

Đối với các nhà lãnh đạo

Phần mềm giúp nắm bắt được tình hình hoạt động, đánh giá được năng lực của từng nhân viên và hiệu quả làm việc của phòng ban, bộ phận hoạt động trong doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý doanh nghiệp dễ dàng quản lý chi tiết công việc, tiến độ dự án, thời gian hoàn thành. Ngoài ra, khi đi công tác hay làm việc từ xa vẫn có thể duyệt các loại đơn từ trực tuyến cực kỳ thuận tiện và hiệu quả. 

Đối với nhân viên

Với Omas, việc kiểm tra thông tin cá nhân về hợp đồng lao động, bảo hiểm, phúc lợi, tiền lương...hay tạo các loại đơn từ như: đơn xin nghỉ phép, công tác, thanh quyết toán, tạm ứng… trở nên rất nhanh chóng và dễ dàng. Các nhân viên làm việc trong công ty còn có thể nhanh chóng nắm bắt các thông tin nội bộ và chính sách một cách chính xác. Môi trường làm việc trong doanh nghiệp trở nên vô cùng hiện đại cùng với công cụ hỗ trợ làm việc mạnh mẽ.

Omas sẽ là công cực kỳ hữu ích giúp các doanh nghiệp có thể xây dựng được quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả và nhanh chóng, cập nhật xu hướng thời đại vào trong công tác quản lý doanh nghiệp của mình. 

Để tìm hiểu chi tiết về các tính năng cũng như các dịch vụ của phần mềm Omas, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn rõ hơn và dùng thử bản demo hoàn toàn miễn phí.